Trong quá trình làm việc tôi nhận thấy rằng ngoài kỹ năng thiết kế, viết code thì kỹ năng báo cáo (reporting) cũng là một kỹ năng rất quan trọng. Kỹ năng này càng trở nên quan trọng khi các bạn làm việc trong dự án với vai trò là team lead. Với vai trò này, bạn không chỉ làm một kỹ sư giàu kinh nghiệm trong việc giải quyết các bài toán trong hệ thống mà bạn còn là cầu nỗi giữa các phòng ban, các bộ phận khác nhau. Điều gì xảy ra nếu bạn không có khả năng reporting? Sẽ thật là tệ, khi bạn không thể truyền tải được thông điệp, hay những vấn đề tới bộ phận khác, hay đơn giản như cấp trên của bạn. Tôi đã có những trải nghiệm tương tự khi tham gia đội phát triển, và một trong những vấn đề chúng tôi gặp phải đó là kỹ năng báo cáo. Điều này cũng rất dễ xảy ra với các đội phát triển khác, khi mà các thành viên trong đội phát triển không được tập luyện hoặc có cơ hội trải nghiệm. Vậy làm thế nào để cải thiện kỹ năng này??? Không có cách nào khác ngoài việc luyện tập, với các bạn dev thì việc xử lý các ticket cũng chính là cơ hội để luyện tập kỹ năng reporting. Điều này thể hiện rất rõ qua việc các bạn thường xuyên phải close các ticket. Khi close ticket không chỉ là close ticket đó, nó còn là tài liệu để tra cứu khi có một vấn đề tương tự xảy ra. Nếu như các bạn dev, có thể report một cách chính xác điều gì đang xảy ra thì các bạn đã thấy rằng kỹ năng reporting đã được cải thiện rồi. Dưới đây là một số tip giúp các bạn viết report một cách tốt hơn.

1. Xác định rõ đối tượng đọc

Khi viết report bạn hãy cân nhắc đối tượng người đọc là ai? Người đọc có đủ hiểu biết chi tiết, hay có đủ khả năng để hiểu code không? Vấn đề người đọc quan tâm là gì? hãy chú ý rằng khi bạn report thì người đọc không phải là bạn, do đó hãy đặt mình vào vị trí người đọc để có thể viết tốt hơn, trọng tâm vào vấn đề.

2. Xác định bố cục trình bày

Thông thường với những báo cáo thường sẽ có bố cục như sau:
- Background
- Issue
- Rootcause
- Solution

Đây là một ví dụ cơ bản mà chúng ta có thể sử dụng trong hầu hết các báo báo kỹ thuật.

3. Trích dẫn nguồn thông tin đáng tin cậy

Điều này rất quan trọng, khi thông tin đươc cung cấp đầy đủ, kèm theo trích dẫn tin cậy thì báo cáo sẽ có tính thuyết phục cao. Người đọc sẽ không phải mất công xác thực, kiểm chứng thông tin. Ngoài ra nó cũng giúp bạn có một nhận định mạnh, thuyết phục người đọc.

4. Hãy đọc nhiều báo cáo tốt, hay tham khảo những báo cáo tốt.

Điều này giúp bạn hình thành thói quen, hay nhận ra những điểm thiếu trong báo cáo của mình, từ đó cải thiện khả năng viết, báo cáo.

Hiện tại thì tôi vẫn đang cải thiện khả năng này từng ngày, khi mà tôi phải tham gia vào các đội phát triển khác nhau, cũng như làm việc với nhiều phòng ban khác nhau. Hy vọng một số gợi ý trên sẽ giúp các bạn có khả năng report tốt hơn.